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Schneller zum Ziel mit PAULA

PAULA ist zu einer Must-Have-Software für Personalbemessungen geworden. Auch wenn Hilfe bei Prozess-Optimierungen gesucht oder Benchmarks an unterschiedlichen Standorten durchgeführt werden sollen, hat sich die Software bestens bewährt…

Anwender-Interview mit Jörg Pauli, Stadt Solingen: Management consult führte ein Gespräch mit Jörg Pauli, dem stv. Leiter Konzernkoordinierung und Leiter zahlreicher Organisationsprojekte in der Stadt Solingen, 162.000 Einwohner, in Nordrhein-Westfalen, hinsichtlich der Zusammenarbeit mit Management consult und dem Einsatz der Software PAULA Personalbedarf analytisch und leicht auswerten®. MC: Sie setzen PAULA schon seit dem Jahr 2006 ein.In welchen Bereichen haben Sie bereits PAULA-Projekte durchgeführt? Jörg Pauli: PAULA wird in den Bereichen Zahlungsverkehr (Kasse), in der Vollstreckung, in der gesamten Geschäftsbuchhaltung und im Jugendamt eingesetzt. Zusätzlich ist ab Sommer ein Einsatz im Veterinäramt geplant. MC: Welche Ergebnisse konnten Sie erzielen?Gab es Änderungen bzw. Verbesserungen in den Untersuchungsbereichen? Jörg Pauli: Ja, dank PAULA konnten wir anhand der Aufzeichnungen der Beschäftigten den Stellenbedarf ermitteln. Gleichzeitig werden durch PAULA Maßnahmen offensichtlich, die mit dem Aufgabenbereich zusammenhängen und damit Auswirkungen auf die Prozessgestaltung haben. MC: Leistet das Programm einen Beitrag zu mehr Wirtschaftlichkeit im Rahmen derDurchführung von Organisationsuntersuchungen? Jörg Pauli: Auf jeden Fall, allein schon durch die automatisierte Aufzeichnung. Andernfallsmüssten die Beschäftigten umständlich mit Zetteln arbeiten oder wir müssten ein ad-hoc Verfahren durchführen. Das wäre beides wesentlich aufwendiger als der Einsatz von PAULA. MC: Welche Methoden der Personalbemessung setzen Sie ein? Warum gerade diese? Jörg Pauli: Wir haben uns für die „Tägliche Arbeitsaufzeichnung“ entschieden. Bei dieser Methode gibt es Aufgabenart und Aufgabenmenge als Bestimmungsfaktor. Als Berechnungsverfahren benutzen wir analytische und Schätzverfahren. MC: Wie beurteilen Sie die Anwenderfreundlichkeit des Programms aus Sicht des Organisators? Jörg Pauli: Die Navigation würde ich mir etwas bedienungsfreundlicher vorstellen. In den vielen Funktionalitäten der Software kann man ab und zu einmal den Überblick verlieren. MC: Wie beurteilen Sie die Anwenderfreundlichkeit des Programms aus Sicht der Beschäftigten? Jörg Pauli: Nach kurzer Eingewöhnungszeit kommen sie sehr gut mit PAULA zurecht. MC: Wie lang waren die Erhebungszeiträume (Dauer der Aufzeichnung)? Jörg Pauli: Jeweils 8 Wochen. MC: Spielt Ihrer Ansicht nach die Größe einer Organisation eine Rolle für den Einsatz des Programms? Jörg Pauli: Auf jeden Fall, da es maßgeblich ist, wie viele Arbeitsplätze man untersucht. Wenn man beispielsweise nur drei Arbeitsplätze untersuchen möchte oder die Beschäftigten sehr unterschiedliche Aufgaben haben, dann würde ich PAULA nicht einsetzen. Dies könnte man mit PERT-Interviews deutlich besser und schneller bewerkstelligen, wobei PAULA auch diese Methode unterstützt. MC: Ist der Einsatz von PAULA auch für zukünftige Projekte geplant? Jörg Pauli: Ja, im Bereich des Stadtdienstes Gesundheit. Dort soll das Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt im Rahmen einer Organisationsanalyse mit PAULA untersucht werden. Sicherlich wird es noch weitere Einsatzgebiete für PAULA bei uns im Haus geben, die aber jetzt noch nicht feststehen. MC: Wie zufrieden sind Sie mit der Betreuung durch Management consult? Jörg Pauli: Damit bin ich sehr zufrieden. MC: Worin sehen Sie die Vorteile von PAULA gegenüber herkömmlichen Instrumenten(Einsatz von Excel, etc.)? Jörg Pauli: Die Auswertungsmöglichkeit ist auf der einen Seite vorgegeben, auf der anderen Seite insofern variabel, dass der Programmierer auf Kundenwünsche schnell eingeht. Gleichzeitig habe ich insofern eine Art starres Korsett für die Beschäftigten. Im Vorfeld wird viel definiert (z. B. Tätigkeiten), was in einer einfacheren Weise geschieht als ich das mit MS-Excel machen könnte. Bei MS-Excel müsste ich dann relativ Aufwand investieren, um beispielsweise Zellen zu schützen oder müsste mir mit einem VBA-Skript behelfen – alles das wäre aufwendiger als der Einsatz von PAULA. MC: Sind Sie mit den zur Verfügung stehenden Schnittstellen zu MS-Excel zufrieden? Jörg Pauli: Ja, damit bin ich zufrieden. MC: Machen Sie davon intensiven Gebrauch? Jörg Pauli: Für die interne Auswertung auf jeden Fall. Diese sind auch brauchbar und belastbar. Ferner sind die Daten für ansprechende Grafiken, die die Darstellung für Gremien anschaulicher gestalten, wertvoll und einfach verfügbar. MC: Würden Sie PAULA weiterempfehlen? Jörg Pauli: Ja, das werde ich! Interview mit Jörg Pauli, Stadt Solingen, j.pauli[at]solingen.de, Telefon 0212 290 2373, im Jahr 2009